Kurs Instruktora SUP

Cel przetwarzania

Podstawa prawna
z Rozporządzenia ogólnego o ochronie danych osobowych, dalej „RODO”.

Czas przetwarzania

Proces przetwarzania danych osobowych klientów, tj. realizacja umów z klientami.

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie przetwarzania danych osób dedykowanych do wykonania umowy, gdzie prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest obowiązek jej wykonania.

• Umowy i inne dokumenty będące podstawą współpracy lub świadczące o jej przebiegu przetwarzane będą przez czas trwania współpracy, a po jej zakończeniu przez czas możliwego dochodzenia roszczeń.  

Proces składania ofert klientom w odpowiedzi na zapytania ofertowe w związku z dążeniem do zawarcia umowy.  

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

• Okres przechowywania złożonych ofert potencjalnym klientom i kontrahentom wynosi 6 miesięcy od dnia ich złożenia. 

Proces przetwarzania danych osobowych  w zakresie obsługi finansowej, w tym rozliczenia księgowe.

• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie wykonania obowiązków prawnych z tytułu rachunkowości ciążących na Administratorze w tym archiwizowania dokumentacji księgowej;
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdzie prawnie uzasadnionym interesem jest prowadzenie zestawień, rejestrów lub audytów z zakresu rachunkowości celem oszacowania stanu finansowego spółki.

• Dokumenty rozliczeniowe związane z transakcją będą przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 201, ze zm.);
• Inne dokumenty księgowe regulowane przez przepisy ustawy Ordynacja podatkowa lub ustawy o rachunkowości – przez okresy tam wskazane;
• W przypadku dokumentów z których wynikają prawa, przez czas trwania praw.

Obsługa prawna (w tym windykacja).

• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO gdzie prawnie uzasadnionym interesem jest możliwość dochodzenia praw i obrony przed roszczeniami.

• Przez czas trwania postępowania, do czasu jego prawomocnego zakończenia a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu zaspokojenia roszczeń w tym postepowaniu.

Proces przetwarzania danych osobowych w ramach archiwizacji dokumentów.

• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie w jakim archiwizacja dokumentów i zawartych na nich danych stanowi obowiązek ustawowy;
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie w jakim archiwizacja dokumentów i zawartych na nich danych jest konieczna przez czas możliwego dochodzenia roszczeń co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora.

• W zależności od rodzaju dokumentu przez czas ustanowiony przepisami prawa zobowiązujący Administratora do ich przechowywania;
• W przypadku braku obowiązku ustawowego, w zależności od rodzaju dokumentu przez czas możliwego dochodzenia roszczeń.

Proces nadawania i odbierania korespondencji (w tym elektronicznej).

• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdzie prawnie uzasadniony interes Administratora stanowi konieczność nadzorowania nadawanej i odbieranej korespondencji.

• Dokumenty będą przetwarzane do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania chyba że uprzednio odpadnie cel ich przetwarzania.